Viết email xác nhận phỏng vấn - 5 điều không thể thiếu

Trong đó bạn cần duy trì phong cách và thái độ lịch sự, trân trọng để giữ được thiện cảm tốt từ phía nhà tuyển dụng, cụ thể là chú ý 5 điều sau đây.

Đặt tiêu đề thư rõ ràng, đúng yêu cầu

Thông thường ứng viên sẽ đặt tựa đề email xác nhận phỏng vấn theo yêu cầu của phía tuyển dụng việc làm. Chẳng hạn như tiêu đề phải ghi rõ họ tên, mã số ứng viên (nếu có), vị trí tuyển dụng,... bạn cần lưu ý để thực hiện đúng. Mục đích của điều này là để bộ phận tuyển dụng dễ dàng lọc hồ sơ, sắp lịch phỏng vấn ứng viên theo vị trí ứng tuyển, vì một lúc họ nhận được rất nhiều hồ sơ và họ tuyển dụng cho các vị trí khác nhau.

Trong trường hợp nhà tuyển dụng không ghi rõ yêu cầu thì bạn cũng nên ghi đầy đủ tên và vị trí ứng tuyển kèm tên mục đích thư. Ví dụ “Thư xác nhận phỏng vấn_ họ tên_ vị trí”. Điều này chứng tỏ sự hiểu biết và kinh nghiệm của bạn khi ứng tuyển.

 

Thời gian, địa điểm cụ thể, chính xác

Chắc chắn phía tuyển dụng sẽ đưa ra thời gian và địa điểm diễn ra cuộc phỏng vấn để ứng viên biết rõ. Nếu thiếu các thông tin này thì bạn phải là người chủ động hỏi lại để có sự chuẩn bị trước. Điều này giúp bạn tránh được các rắc rối như không bị trễ giờ hay bỏ lỡ buổi phỏng vấn nếu bị lạc đường, kẹt xe thậm chí nhầm địa chỉ. Bạn có thể tìm trước địa chỉ để biết đường đi hay không bị mất thời gian trong ngày đi phỏng vấn chính thức.

Họ tên và chức vụ của người hẹn/ người phỏng vấn

Khi đã có thời gian và địa điểm, bạn cũng cần hỏi rõ tên và vị trí người cần gặp trong email xác nhận phỏng vấn. Ghi nhớ họ tên và vị trí của họ giúp bạn xưng hô khi phỏng vấn mà không cần hỏi lại. Điều này sẽ rất cần thiết khi bạn thông báo cho lễ tân hay bảo vệ tòa nhà khi vừa đến để họ hướng dẫn bạn cũng như kiểm tra thông tin giúp bạn khi cần thiết.

Lời cảm ơn

Nếu bạn nhận được thư mời phỏng vấn với tư cách cá nhân thì bạn nên ghi lời cảm ơn người đã đứng tên mời bao gồm vị trí, chức vụ đi kèm trước họ tên riêng. Nếu thư mời với tư cách đại diện công ty thì bạn cần ghi lời cảm ơn quý công ty. Lời cảm ơn chỉ nên ghi vài câu ngắn gọn, trang trọng thể hiện sự biết ơn vì phía tuyển dụng đã đánh giá tốt hồ sơ của bạn và tạo cơ hội cho bạn thể hiện trong cuộc phỏng vấn sắp tới.

 

Lời cam kết

Email xác nhận phỏng vấn giúp nhà tuyển dụng chắc chắn về sự có mặt của ứng viên từ đó sắp xếp lượng ứng viên phù hợp. Do đó cuối thư, đừng quên viết lời cam kết bạn chắc chắn sẽ đến dự cuộc phỏng vấn đúng giờ, đúng địa chỉ - ý này rất quan trọng nên bạn cần nhấn mạnh. Hãy thể hiện cho nhà tuyển dụng thấy tinh thần háo hức và sẵn sàng mọi thứ cho cuộc phỏng vấn sắp tới của bạn.

Email xác nhận phỏng vấn tưởng chừng như đơn giản nhưng nếu viết không khéo léo sẽ gây ấn tượng xấu. Một số nhà tuyển dụng có đặc điểm công việc riêng nên sẽ có hình thức phỏng vấn riêng. Do đó khi viết email xác nhận phỏng vấn nếu họ chưa có yêu cầu cụ thể thì bạn cũng nên đặt câu hỏi về các yêu cầu kèm theo. Chẳng hạn như bạn có cần đem theo thư mời phỏng vấn, các sản phẩm đã thực hiện, vật dụng hay bất cứ hồ sơ bổ sung nào khác hay không… Hỏi rõ những điều này giúp cuộc phỏng vấn diễn ra suôn sẻ, thuyết phục và không mất thời gian cho những cuộc hẹn sau chỉ để bổ sung những tài liệu còn thiếu. Nên lưu ý để viết ngắn gọn, chỉn chu mà vẫn thể hiện được thành ý và sự trân trọng của bạn dành cho nhà tuyển dụng.